WEEK
VAN
DE
AMATEURKUNSTEN

Samenwerken met vrijwilligers

Taken verdelen

Maak een schema met taken en tijdslots. Zo kunnen vrijwilligers zelf kiezen wat ze doen (vb. Via een Doodle of Google Formulieren) en hou je rekening met hun competenties en wensen. Zorg ervoor dat ze regelmatig van taak kunnen wisselen en geef ze tijd om zelf iets van het event mee te pikken.

Informeren

Een goed geïnformeerde vrijwilliger is een blije vrijwilliger. Zorg ervoor dat alle nodige informatie en materiaal beschikbaar is om een taak goed te kunnen uitvoeren. Een informatienota en overeenkomst kunnen hierbij helpen. Je vrijwilligers zijn ook je visitekaartje: vaak komt het publiek het eerst in contact met hen, dus moeten ze goed op de hoogte zijn van wat er allemaal te beleven valt en een klantvriendelijke houding hebben.

Bereikbaarheid

Zorg dat je als organisator bereikbaar bent bij vragen of problemen: bezorg infonummers voor assistentie op het moment zelf en gebruik tijdens het event een Whatsapp-groep: zo kun je vlot heen en weer communiceren met je vrijwilligers. 

Groepsgevoel

Zorg voor een groepsgevoel en herkenbaarheid door bijvoorbeeld een groepsfoto te maken, geef hen een naambadge, uniforme kledij, lanyard met infonummers en individueel takenpakket. Voorzie iets te eten en te drinken, en zorg ervoor dat ze hun persoonlijke spullen veilig kunnen opbergen. Maak ook het opruimen nadien gezellig en bedank hen voor hun inzet. 

Evalueren

Evalueer na afloop het alles is gelopen. Wat ging goed/fout, wat moet blijven, wat moet anders? Doe dit niet alleen zelf, maar bevraag ook de vrijwilligers en andere betrokkenen.

Klik hier voor een voorbeeld over evaluatie.

Vier!

Toast op het succes en zorg voor een kleine bedanking. Het hoeft niets groots te zijn; je kunt ook met een symbolische attentie je appreciatie tonen. 

Vergeet je vaste vrijwilligers niet

Niet alleen wie tijdens de activiteit zelf meewerkte, maar ook wie mee heeft georganiseerd is een vrijwilliger, of je hen nu kent via de cultuurraad, de WAK-werkgroepen, een vereniging, vrienden… Zet ook hen in de bloemetjes. Niets belet om meteen al plannen voor een volgend initiatief te maken! 

Onkostenvergoeding

Vrijwilligerswerk is vrijwillig. Dat betekent dat iemand zelf kiest om zich in te zetten. Het is geen arbeid en bijgevolg ook niet vergoed. Maar dat betekent niet dat je vrijwilliger geen onkosten heeft: vervoer, catering, materiaal, gebruik van telefonie of internet…. Je kunt een vrijwilliger hiervoor een onkostenvergoeding bieden.

centrum voor beeldexpressie creatief schrijven danspunt koor en stem kunstwerkt muziekmozaiek opendoek poppunt vlamo